Ruling 800.097 dd. 20.05.2008 - Eigen kosten van de werkgever - Vergoedingen voor kantoor- en communicatiekosten thuis, secundaire autokosten, representatiekosten en voor binnenlandse en buitenlandse dienstreizen
Voorafgaande beslissing nr. 800.097 dd. 20.05.2008
Personenbelasting
Eigen kosten van de werkgever
Samenvatting
De vergoedingen toegekend aan bepaalde personeelsleden voor kantoor- en
communicatiekosten thuis, secundaire autokosten, representatiekosten en voor
binnenlandse en buitenlandse dienstreizen kunnen worden beschouwd als een
terugbetaling van forfaitaire vergoedingen van eigen kosten van de werkgever
overeenkomstig artikel 31, tweede lid, 1°, in fine WIB 92 mits de
modaliteiten van de beslissing worden gerespecteerd. De beslissing is geldig
voor een periode van 3 jaar.
I. Voorwerp van de aanvraag
1. De aanvraag strekt er toe te vernemen of een voorafgaande beslissing
kan worden bekomen met betrekking tot de toepassing van forfaitaire
vergoedingen als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever krachtens
artikel 31, tweede lid, 1°, in fine, van het Wetboek van de
inkomstenbelastingen 1992 (WIB 92).
II. Beslissing
2. De vergoedingen toegekend aan bepaalde personeelsleden voor kantoor-
en communicatiekosten thuis, secundaire autokosten, representatiekosten en
voor binnenlandse en buitenlandse dienstreizen mogen door de NV X als
forfaitaire vergoedingen als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever
worden aangemerkt, mits rekening wordt gehouden met de volgende
modaliteiten:
Deze beslissing is functiegebonden en niet persoonsgebonden.
De bedragen zijn niet indexeerbaar.
Wanneer de genieters van een forfaitaire vergoeding hun werkelijke
beroepskosten bewijzen, dient voorzover de in de bewezen beroepskosten
opgenomen kostenposten ook begrepen zijn in de forfaitaire vergoeding, het
deelbedrag van deze kostenpost opgenomen in de forfaitaire vergoeding,
vermenigvuldigd met 12, te worden in mindering gebracht van de bewezen
beroepskosten. De aanvrager dient de genieters van een forfaitaire
vergoeding hierover in te lichten.
Teneinde de mogelijkheid van dubbele aftrek van éénzelfde uitgave te
vermijden, mogen de op basis van een forfaitair bedrag toegekende kosten
eigen aan de werkgever niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten
laste worden genomen door de werkgever.
De vennootschap heeft steeds lijsten ter beschikking met de personen die
voor een bepaald aanslagjaar toepassing krijgen van het forfait.
Het forfait is niet van toepassing voor het personeel dat andere functies
uitoefent dan deze die specifiek in de beslissing werden opgenomen.
De bedragen zijn gebaseerd op een voltijdse tewerkstelling. De bedragen
mogen ook worden uitbetaald tijdens het normale vakantieverlof. Evenwel
moeten de bovenstaande bedragen evenredig worden verminderd in geval van
deeltijdse prestaties (bv. 80%, 50%, ?), lange afwezigheid ingevolge een
buitenlandse zakenreis of in geval van lange afwezigheid wegens andere
redenen dan het jaarlijks vakantieverlof.
Deze vergoedingen die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever
worden betaald, kunnen slechts als beroepskosten worden aangenomen wanneer
ze worden verantwoord door individuele fiches en een samenvattende opgave.
Terzake dient op de fiche de vermelding ?JA ? ernstige normen? te worden
ingevuld omdat het hier forfaitaire kostenvergoedingen betreft, vastgesteld
op basis van ernstige normen. Wanneer naast de in het forfait opgenomen
kostenposten nog andere terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever
zouden geschieden, inzonderheid de restaurantkosten, dient op de fiche de
juiste vermelding te worden aangebracht zoals die jaarlijks kan worden
geraadpleegd in de brochure ?Bericht aan de werkgevers en andere
schuldenaars van inkomsten?.
Overeenkomstig artikel 66, § 1, artikel 198bis en artikel 53, 8°, WIB 92
kunnen bepaalde bedragen, in casu respectievelijk de secundaire autokosten
en de representatiekosten , niet volledig als beroepskosten worden
aangemerkt ten name van de vennootschap en dient bijgevolg een gedeelte van
die bedragen in de verworpen uitgaven van de vennootschap te worden
opgenomen.
3. Deze beslissing is geldig voor een periode van 3 jaar. Een eventuele
verlenging van deze beslissing dient tijdig en schriftelijk te worden
aangevraagd.
4. Mocht de NV X overwegen om ook aan de personeelsleden aan wie reeds
een maandelijkse forfaitaire vergoeding voor binnenlandse en buitenlandse
dienstreizen wordt uitgekeerd maaltijdcheques toe te kennen, dient de DVB te
worden gecontacteerd teneinde de impact van deze toekenning op deze
voorafgaande beslissing te bespreken.
5. De DVB spreekt zich met deze beslissing niet uit over de terugbetaling
van kosten eigen aan de werkgever die niet in het forfait worden behandeld,
inzonderheid de restaurantkosten.
