Ruling 800.109 dd. 20.05.2008 - Eigen kosten van de werkgever - Terugbetaling van eigen kosten van de werkgever - Vergoeding voor eigen kosten van de werkgever - Forfaitaire vergoeding
Voorafgaande beslissing nr. 800.109 dd. 20.05.2008
Personenbelasting
Eigen kosten van de werkgever
Terugbetaling van eigen kosten van de werkgever
Vergoeding voor eigen kosten van de werkgever
Forfaitaire vergoeding
Samenvatting
Het College van de DVB beslist dat de dagelijkse forfaitaire
verblijfsvergoedingen vastgesteld per land voor ambtenaren die behoren tot
de “agenten op post” van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en
Ontwikkelingssamenwerking, die aan de werknemers van de NV X zullen worden
toegekend voor dienstreizen in het buitenland met een duur die 30 dagen
overschrijdt, als een niet belastbare terugbetaling van eigen kosten van de
werkgever in de zin van artikel 31, tweede lid, 1°, in fine, WIB 92 kunnen
worden aangemerkt voor zover de uitbetaling van de forfaitaire vergoedingen
zal beperkt worden tot maximaal 24 maanden voor dezelfde missie of zal
worden stopgezet op het ogenblik van een eventuele definitieve vestiging in
het buitenland.
I. Voorwerp van de aanvraag
1. De aanvraag strekt ertoe te vernemen of de forfaitaire vergoedingen
toegekend voor dienstreizen in het buitenland kunnen worden aangemerkt als
een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever in overeenstemming met
artikel 31 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 (WIB 92).
II. Omschrijving van de verrichting
2. Het personeel van de NV X wordt op regelmatige basis naar het
buitenland uitgezonden. Deze buitenlandse dienstreizen worden meestal
aangegaan voor een periode van 1 tot maximaal 6 maanden.
3. De personeelsleden hebben een Belgische arbeidsovereenkomst
rechtstreeks met de NV X en zijn onderworpen aan de Belgische sociale
zekerheid. Hun plaats van tewerkstelling bevindt zich in België.
4. De dienstreizen vinden hoofdzakelijk plaats in Afrika, Zuid-Amerika en
Azië.
5. In het kader van deze opdrachten hebben de personeelsleden van de NV X
diverse kosten met betrekking tot meerkosten in verband met maaltijden,
lokale reiskosten en diverse kleine uitgaven.
6. De praktijk heeft uitgewezen dat het in vele gevallen moeilijk is om
in de voormelde landen voor elke uitgave een bewijs te krijgen dat gebruikt
kan worden tot staving van de terugbetaling van de kost.
III. Beslissing
7. Overeenkomstig het nr. 31/40 Com.IB 92 worden de door de werkgever
toegekende forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen in het buitenland als
niet belastbaar aanvaard, voor zover ze niet meer dan 37,18 EUR per dag
bedragen. Evenwel mogen dagelijkse forfaitaire vergoedingen van meer dan
37,18 EUR als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden
aangenomen wanneer deze worden gerechtvaardigd door de omstandigheden, eigen
aan het land waar de belastingplichtige zijn opdracht vervult.
8. Uit het nr. 5 van de administratieve circulaire nr Ci.RH.241/534.514 (AOIF
17/2006) van 11 mei 2006 (hierna de Circulaire) blijkt dat in dit verband
mag worden aangenomen dat de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen,
zoals die per land zijn vastgesteld voor ambtenaren van de FOD Buitenlandse
Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, overeenkomstig
ernstige normen zijn bepaald (zie antwoord op de Parlementaire vraag nr. 295
van 29 maart 2000, gesteld door Volksvertegenwoordiger Leterme).
9. In het nr. 6 van de Circulaire wordt verduidelijkt dat de bedragen van
de “dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen” vastgesteld per land voor
ambtenaren die behoren tot de “carrière Hoofdbestuur” van de FOD
Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking
bijgevolg kunnen worden aangemerkt als een niet belastbare terugbetaling van
eigen kosten van de werkgever in de zin van artikel 31, tweede lid, 1°, in
fine WIB 92.
10. In de Circulaire wordt het begrip dienstreis in het buitenland
omschreven als een opdracht van korte duur in het buitenland in effectieve
dienst of opdracht van de werkgever of van vennootschap waarin men werknemer
of bedrijfsleider is. De periodes die betrekking hebben op de eventueel door
de belastingplichtige vrijwillig gemaakte reisverlengingen, worden echter
niet als dienstreis aangemerkt.
11. In het nr. 16 van de Circulaire wordt verduidelijkt dat onder korte
duur moet worden verstaan een dienstreis van maximum 30 kalenderdagen.
12. Volgens het nr. 21 van de Circulaire kan, wanneer de periode van 30
dagen wordt overschreden, enkel de terugbetaling van de kosten die worden
verantwoord door het overleggen van bewijsstukken als een eigen kost van de
werkgever of vennootschap worden aangemerkt.
13. Uit het antwoord op de parlementaire vraag nr 12342 van de heer
Bogaert dd. 19 september 2006 blijkt dat wanneer de periode van 30 dagen
wordt overschreden, de kosten van de volledige dienstreis moeten worden
bewezen.
14. Uit de aanvraag blijkt dat het personeel van de NV X op regelmatige
basis naar het buitenland zal worden uitgezonden. Deze buitenlandse
dienstreizen worden meestal aangegaan voor een periode van 1 tot maximaal 6
maanden.
15. De NV X wenst aan deze werknemers een forfaitaire vergoeding toe te
kennen die overeenstemt met de bedragen van de dagelijkse forfaitaire
verblijfsvergoedingen vastgesteld per land voor ambtenaren die behoren tot
de “agenten op post” van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en
Ontwikkelingssamenwerking indien de dienstreis de termijn van 30 dagen
overschrijdt. Die vergoedingen (lijst ?agenten op post?) bedragen 60 % van
vergoedingen opgenomen in de lijst ?personeel hoofdbestuur?. De NV X zal die
bedragen verminderen met de werkgeversbijdrage voor de maaltijdcheques.
16. In die omstandigheden kan gesteld worden dat de dagelijkse
forfaitaire verblijfsvergoedingen vastgesteld per land voor ambtenaren die
behoren tot de “agenten op post” van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse
Handel en Ontwikkelingssamenwerking kunnen worden aangemerkt als een niet
belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever in de zin van
artikel 31, tweede lid, 1°, in fine, WIB 92 voor dienstreizen in het
buitenland met een duur die 30 dagen overschrijdt en voor zover de
uitbetaling van de forfaitaire vergoedingen zal beperkt worden tot maximaal
24 maanden voor dezelfde missie of zal worden stopgezet op het ogenblik van
een eventuele definitieve vestiging in het buitenland.
17. Bovendien mogen de aftrek en de vrijstellingen als bedoeld in de
administratieve circulaire nr. Ci.RH.241/424.903 van 5 maart 1992 niet
worden toegepast door de betrokken werknemers.
